Tvirtinimas
Nuo prašymo iki susieto čekio
Kiekviena išlaida keliauja per keturias stoteles: prašymą, patikrinimą, patvirtinimą ir čekio susiejimą. Prie kiekvienos stotelės veikia vienas aiškiai įvardytas žmogus.
Keturios stotelės ant vieno virbo
Kiekvienoje stotelėje uždedamas dar vienas karoliukas, kol čekis susiejamas.
Kas ką daro
-
Savininkas
Gali
Kuria biudžetus, skiria tvirtintojus ir keičia visų kortelių taisykles.
Negali
Negali ištrinti veiklos istorijos įrašų.
-
Tvirtintojas
Gali
Peržiūri prašymus savo biudžetui ir juos patvirtina arba grąžina.
Negali
Negali tvirtinti savo paties prašymų.
-
Kortelės turėtojas
Gali
Moka savo kortele pagal jos taisykles ir prideda čekius.
Negali
Negali pats pakeisti savo kortelės limitų.
-
Buhalteris
Gali
Mato visus mokėjimus su čekiais ir atsisiunčia mėnesio eksportą.
Negali
Negali išduoti kortelių ar tvirtinti išlaidų.
Čekiai ir mėnesio uždarymas
Kiekvienas čekis susiejamas su mokėjimu, kad mėnesį galėtumėte ramiai uždaryti ir perduoti buhalteriui.
Čekio pridėjimas
Kortelės turėtojas nufotografuoja čekį ir prideda jį prie mokėjimo. Popierinis originalas lieka ten, kur jūsų komanda susitarė jį laikyti.
Susiejimas su mokėjimu
Mokėjimas ir čekis matomi greta. Buhalteris patikrina, ar jie sutampa, ir pažymi įrašą kaip baigtą.
Trūkstami čekiai
Įrašai be čekio lieka atviri ir matomi sąraše. Savininkas mato, kam priminti.
Mėnesio perdavimas
Kai visi įrašai baigti, atsisiunčiate eksporto failą ir perduodate jį buhalteriui. Ką su juo daryti toliau, sprendžia jūsų buhalteris.
Kas lieka jūsų rankose
Išrašo skaitymas
Taisyklės sulaiko daug, tačiau ne viską. Išrašą kas mėnesį perskaitykite patys.
Išimčių sprendimas
Kartais pirkimas netelpa į jokią taisyklę. Tokį atvejį sprendžia žmogus, ne sistema.
Neįprastos išlaidos
Mokėjimą, kurio niekas neatpažįsta, verta patikrinti iš karto. Paklauskite kortelės turėtojo, kol jis dar prisimena.
Šiek tiek tvarkos. Daugiau vietos darbui.
Papasakokite, kaip jūsų komanda moka šiandien, o žmogus iš mūsų komandos atsakys el. paštu. Per šią formą nieko neatidarome ir neapmokestiname.
Užklausos lapelis
Papasakokite trumpai apie savo komandą.